Wie Fahrschulen mit Bargeld und Vorkasse in die Falle gehen

Hört sich nach einer sicheren Methode an: Wenn Fahrschulen sich ihre Leistungen per Vorkasse bezahlen lassen, vielleicht sogar in bar – was soll da schon passieren? Warum Experten trotzdem davon abraten.

Was man hat, das hat man: Cash! Am besten bar auf die Hand. Absolut sichere Methode der Bezahlung. Manche Fahrschulen setzen nach wie vor auf diese Vorgehensweise. Die Gefahren werden gerne übersehen. Sie sind kaum bekannt. Was auch damit zusammen hängt, dass Unternehmen ihre Probleme selten an die große Glocke hängen. Fahrschulen schon gar nicht.

Die trügerische Sicherheit des Vorkasse-Systems

Tatsächlich kann selbst eine gut laufende, mittelgroße Fahrschule mit dem Vorkasse-System in Schwierigkeiten geraten. Vor allem, wenn der Großteil der Vorschüsse bereits für Gehälter, Mieten, Leasing oder ähnliches ausgegeben wurde. Dann müssen nur noch zwei Fahrlehrer kündigen – und die Verzweiflung macht sich breit. Denn die Fahrschule kann die Nachfrage kaum noch bedienen.

Eventuell müssen sogar bereits eingenommene Vorschüsse zurückgezahlt werden. Eben weil für die nachgefragten Fahrstunden das Personal fehlt. Manchmal reicht auch ein einfacher, aber plötzlicher Rückgang der Anmeldungen für einen empfindlichen Liquiditätsengpass. Dann nimmt der Teufelskreis Schwung auf, selbst wenn alle Fahrlehrerinnen und Fahrlehrer an Bord sind.

Kassenbuch: aufwändig und fehleranfällig

Neben der scheinbaren Sicherheit durch Vorkasse fällt in immer mehr Unternehmen – nicht nur Fahrschulen – auf, wie aufwändig die Führung des Kassenbuchs bei einer Barkasse mittlerweile geworden ist. Nicht wenige Steuerberater raten seit vielen Jahren dazu, die Barkasse komplett abzuschaffen. Sie haben Kasse und Kassenbuch längst als Einfallstor für besonders kritische Prüfungen der Finanzbehörden wahrgenommen. Außerdem ist die Kassenbuchführung sehr fehleranfällig und erhöht das Haftungsrisiko der Fahrschule. Gerade, wenn der Anteil von Barzahlungen hoch ist, kann der Überblick verloren gehen – vor allem bei Fahrschulen mit angestellten Fahrlehrern.

Um die Risiken, die mit Vorkasse und Bargeld verbunden sind, dauerhaft zu vermeiden, bietet sich die Partnerschaft mit einem Factoring-Unternehmen an. Das rechnet sich selbst für kleinere und mittlere Fahrschulen. Factoring wirkt in diesen Fällen wie ein Sicherheitsgurt für die Betriebswirtschaft. Und das Beste: Die Zahlungsweise wie Factoring trifft die Bezahlmentalität der Jugend. „Drive now, pay later“ – ohne jedes Risiko für die Fahrschule.

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