Die Zukunft der Fahrschule wird im Büro gemacht

Wer auf den Homepages von Fahrschulen die Teamseite aufruft, scrollt in der Regel zuerst durch die Auflistung des pädagogischen Personals. Tatsächlich sind es die Fahrlehrerinnen und Fahrlehrer, die im täglichen Betrieb im Mittelpunkt stehen. Sie sorgen für die pädagogische Leistung, sie ermöglichen den Lernerfolg – und sie sorgen letztlich dafür, dass die Fahrschülerinnen und Fahrschüler ihre Prüfungen bestehen und den ersehnten Führerschein erhalten.

Scrollt man durch die Teamseite, tauchen an zweiter Stelle die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, die im Büro arbeiten. Dabei ist heute unbestritten, dass das Büro als Rückgrat jeder Fahrschule ein erstrangiger Erfolgsfaktor ist. Dementsprechend genießen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro eine hohe Wertschätzung. Sie übernehmen eine Vielzahl erfolgskritischer Aufgaben – von der Organisation der Fahrausbildung über das Marketing und den Erstkontakt bis hin zum Recruiting.

Organisation als Herzstück

Die Liste der Aufgaben beginnt in der Administration. Kein Führerschein kommt ohne eine zuverlässige Planung der Fahrausbildung zustande. Stundenpläne müssen erstellt und mit den Fahrlehrerinnen und Fahrlehrern abgestimmt werden. Sonderfahrten und Theoriestunden sind zu koordinieren, Intensivkurse zu planen. Prüfungsanmeldungen und Führerscheinanträge müssen rechtzeitig bearbeitet werden. Eine geeignete Software kann unterstützen, doch die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf liegt bei den Bürokräften.

Je stabiler dieser Ablauf ist, desto professioneller nehmen Fahrschülerinnen und Fahrschüler ihre Fahrschule wahr. Im Bereich der Berufskraftfahrer-Ausbildung kommen weitere organisatorische Aufgaben hinzu: Bildungsgutscheine, Arbeitssicherheit, ADR, Staplerscheine – die Liste ließe sich fortsetzen. Doch damit nicht genug.

Eine Vertriebsabteilung namens Büro

In den Fahrschulbüros wird das erledigt, was in produzierenden Branchen als Vertrieb bezeichnet wird. Dort gibt es oft große Vertriebsorganisationen mit komplexen Strukturen, um den Kontakt zu Kunden zu pflegen. In Fahrschulen nennt man es schlicht „Büro“. Hier werden Angebote erstellt, wenn sich Interessenten per E-Mail oder Telefon melden. Hier werden Erstgespräche geführt, wenn potenzielle Fahrschülerinnen und Fahrschüler zum ersten Mal die Fahrschule betreten. In vielen Fahrschulen übernehmen die Bürokräfte auch weitere Vertriebs- und Marketingmaßnahmen – von der Akquise für die BKF-Ausbildung bei Unternehmen bis hin zu Social-Media-Posts für ein breites Publikum. Alles, was in diesen Bereichen anfällt, ist geschäftskritisch. In anderen Branchen nennt man es „Neukundengeschäft“. Die Zukunft der Fahrschule wird im Büro gemacht.

Dokumentation, Dokumentation und noch mehr Dokumentation

Ohne Nachweise kein Führerschein. Das stark reglementierte Geschäft einer Fahrschule erfordert, dass nahezu alle Vorgänge der Fahrausbildung dokumentiert werden. Auch diese essenzielle Aufgabe übernehmen die Bürokräfte.

Spätestens jetzt wird klar: Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen in verschiedenen Disziplinen glänzen. Organisationstalent und Genauigkeit sind für Verwaltung und Dokumentation unerlässlich. Im Service mit Fahrschülerinnen und Fahrschülern sind hingegen Menschenkenntnis und Empathie gefragt.

Entlastet die Bürokräfte!

Dieser enorme Verantwortungsbereich erfordert nicht nur Qualifikation, sondern vor allem eines: genügend Zeit für das Wesentliche! Erfolgreiche Fahrschulen zeichnen sich deshalb dadurch aus, dass sie ihr Office so weit wie möglich entlasten. Denn Stress im Büro kann sich negativ auf die Lernatmosphäre und das fahrschülerfreundliche Klima auswirken. Wiederkehrende oder auslagerbare Aufgaben sollten daher an externe Dienstleister abgegeben werden – beispielsweise das Forderungsmanagement.

„Ich arbeite nicht in der Fahrschule, um den Leuten und ihrem Geld hinterherzulaufen“, sagt eine Büroangestellte. Ihre Zufriedenheit im Job hat sich deutlich verbessert, seit ihre Fahrschule mit dem Abrechnungsservice von DATAPART zusammenarbeitet. Früher nahm die Abrechnung mehrere Stunden pro Woche in Anspruch. Jetzt bleibt ihr mehr Zeit für Fahrschul-Marketing und den Fahrschüler-Service. Endlich kann sie sich besser auf die wichtigen Erstgespräche mit potenziellen Fahrschülern vorbereiten. Die Zusammenarbeit mit DATAPART begreifen viele Bürokräfte als Zeichen der Wertschätzung. Sie wissen genau: Der Erfolg einer Fahrschule hängt maßgeblich davon ab, wie viele Erstgespräche zustande kommen – und wie sie verlaufen. Mehr Fokus aufs Wesentliche ist dabei ein entscheidender Baustein für den Erfolg. Wer seine Bürokräfte wertschätzt und ihnen den Rücken freihält, investiert in den nachhaltigen Erfolg seines Unternehmens.